Les 10 fonctions les plus utilisées dans Excel en entreprise
Excel compte plus de 500 fonctions, la plupart s’adressent à des métiers ou professions très spécifiques et s’utilisent très peu. A l’inverse, quelques soit le métier et l’utilisation que vous faîtes d’Excel, vous aurez toujours besoin des fonctions suivantes.
1. Groupe de fonctions SOMME, MOYENNE, NB, MAX, MIN
Consolider rapidement les données, effectuer des calculs de totalisation et obtenir des aperçus financiers précis pour des décisions éclairées. Ces fonctions sont les plus utilisées dans Excel. Ces fonctions sont tellement utiles que Microsoft a créé un raccourci dédié dans le ruban « Accueil ».
2. Fonction SI : Utiliser des conditions pour comparer
La fonction SI est l’une des plus populaires dans Excel. Elle permet d’établir des comparaisons logiques entre une valeur et le résultat attendu.
Une instruction SI peut donc avoir deux résultats. Le premier résultat est appliqué si la comparaison est vérifiée, sinon le deuxième résultat est appliqué.
La fonction SI se décompose en trois parties :
- Le test logique : élément 1 + opérateur de comparaison + élément 2.
- La valeur à afficher si le test est vrai
- La valeur à afficher si le test est faux
Dans l’exemple ci-dessous d’estimation de budget, la cellule E4 controle si l’écart entre la dépense réelle et le budget prévisionnel est positif ou bien négatif. En fonction du résultat, la réponse affichée dans E4 sera « Dans le budget » si la dépense réelle est plus faible que l’estimation ou « Hors budget » si la dépense réelle a été plus importante que l’estimation. La formule complète est donc :
« =SI(D4>0; »Dans le budget »; »Hors budget ») »
Pour les plus avancés, la fonction SI peut également être insérer au sein d’une autre fonction SI. Nous parlons de fonctions imbriquées.
Reprenons notre exemple, précédent et allons ajouter un troisème test, lorsque la dépense réelle est parfaitement égale à la dépense prévisionnelle. La logique de cette fonction sera la suivante :
- Si la cellule D4>0
- alors, afficher « Dans le budget »
- Sinon,
- Si la cellule D4=0
- alors, afficher « Budget parfait »
- Sinon (dans tout les autres cas), afficher « Hors budget »
La fonction à implémenter est donc :
« =SI(D4>0; »Dans le budget »;SI(D4=0; »Budget parfait »; »Hors budget »)) »
3. Fonction NB.SI et NB.SI.ENS : Analyser et Compter
La fonction NB.SI est un outil performant pour analyser les données en comptant le nombre de valeurs répondant à des critères prédéfinis, un élément clé dans la gestion des effectifs, des ventes, et plus encore.
4. Fonction SOMME.SI et SOMME.SI.ENS : Optimiser les Calculs
La fonction SOMME.SI est indispensable pour totaliser des valeurs spécifiques, ce qui s’avère précieux pour les rapports de vente, les budgets et autres analyses financières.
5. Fonction INDEX : Accéder Rapidement aux Données
La fonction INDEX permet un accès rapide et précis aux informations, simplifiant ainsi la recherche et l’extraction des données nécessaires pour les rapports et analyses approfondies.
6. Fonction RECHERCHEV : Faciliter la Recherche de Données
La fonction RECHERCHEV est un atout majeur pour retrouver des informations précises dans de vastes ensembles de données, facilitant ainsi les analyses comparatives et la gestion des stocks.
7. Fonction CONCATENER : Fusionner les Données Textuelles
La fonction CONCATENER simplifie la fusion de données textuelles, idéale pour la création de rapports complets à partir de multiples sources de données.
8. Les opérateurs logiques ET et OU
Base des algorithmes, les opérateurs logiques ET et OU permettent de regrouper plusieurs conditions :
- Si toutes ces conditions doivent être vraies : Utilisez la fonction ET
- Si une seule de ces conditions doit être vraie : Utilisez la fonction OU
Dans cet exemple, la fonction ET est utilisée en combinaison avec la formule SI.
Dans l’exemple ci-dessous, la colonne C controle la situation des clients, pour cela, la fonction ET est utilisée en combinaison avec la formule SI pour le montant investi de chaque client avec les bornes définies :
« =SI(ET(B2>=$E$2;B2<=$F$2); »Montant autorisé »; »Montant refusé ») »
9. Fonction SI.ERREUR : Fiabiliser les Calculs
La fonction SI.ERREUR est un moyen efficace de contrôler les résultats et de minimiser les erreurs, assurant ainsi la fiabilité des analyses effectuées.
